Tipps für das Schreiben von E-Mails auf Englisch

In der heutigen globalisierten Welt sind internationale Kommunikationsfähigkeiten von entscheidender Bedeutung – gleichermaßen für persönliche, wie berufliche Erfolge.

Dabei spielt auch das korrekte Schreiben von E-Mails auf Englisch eine entscheidende Bedeutung.

Als Weltsprache in Wirtschaft, Wissenschaft und Diplomatie zeigt eine gut formulierte E-Mail Professionalität, eröffnet Möglichkeiten und fördert internationale Beziehungen. 

Klare und präzise E-Mails vermitteln Ideen eindeutig und hinterlassen einen bleibenden Eindruck beim Empfänger.

Ob im Geschäftsleben oder im privaten Austausch, je sicherer auch die Feinheiten im Schreiben einer englischen E-Mail manifestiert sind, desto stärker wirkt deine Glaubwürdigkeit und du ebnest den Weg für eine nahtlose Kommunikation auch über Grenzen und Kulturen hinweg.

7 Grundsätzliche Tipps für das Schreiben von E-Mails auf Englisch

Einige grundlegende Tipps werden dir dabei helfen, sicherzustellen, dass deine englischen E-Mails klar, professionell und verständlich sein werden: 

1. Kürze und Klarheit

Halte Deine E-Mails kurz und präzise. Vermeiden es, ausschweifende Texte zu schreiben, die nicht auf den Punkt kommen. Lasse überflüssige Informationen weg und fokussiere dich auf deine Hauptpunkte und darauf, diese klar auf den Punkt zu formulieren.

2. Verständliche Sprache

Benutze eine einfache und verständliche Sprache. Vermeide dabei komplizierte Fachbegriffe, es sei denn, Du bist dir absolut sicher, dass der Empfänger sie verstehen wird.

3. Grammatik und Rechtschreibung

Achte auf korrekte Grammatik und Rechtschreibung. Nutze bei Bedarf lieber zusätzlich Rechtschreibprüfungen und Grammatiktools, wenn du dir unsicher bist.

4. Beantworte alle Fragen

Vergewissere dich, dass du alle gestellten Fragen in deiner E-Mail beantwortest und gehe auf alle Anfragen des Empfängers ein.

5. Vermeiden Umgangssprache

Verzichte (besonders in geschäftlichen E-Mails) auf umgangssprachliche Ausdrücke und informelle Sprache.

6. Lesebestätigung

Wenn es für deine Nachricht wichtig ist zu wissen, ob sie gelesen wurde, frage höflich nach einer Lesebestätigung,

7. Korrekturlesen

Bevor du eine E-Mail absendest, solltest du dir immer noch die Zeit nehmen, sie ein letztes Mal sorgfältig zu überprüfen und auf Fehler zu prüfen.

Welcher Ton ist wann zu verwenden?

Wann immer Du eine E-Mail im beruflichen oder akademischen Kontext versenden musst, solltest Du eine professionelle E-Mail verfassen. Dazu gehören die Kommunikation mit…

• Kollegen und Managern
• Personen außerhalb Deines Unternehmens (z. B. Anbieter, Partner und Kunden)
• Professoren / Schulleitern
• Behördenvertretern
• Mitarbeiter von Unternehmen in Bewerbungsverfahrens
• Kundendienst

Grundsätzlich kannst du dir merken: Jede E-Mail, die nicht an einen engen Freund oder ein Familienmitglied gerichtet ist, sollte nach den Richtlinien für professionelle E-Mails verfasst werden. 

Dies gilt auch und besonders dann, wenn Du frustriert oder unzufrieden mit dem Empfänger bist – etwa wenn du eine Beschwerde-E-Mail verfassen möchtest.

E-Mail-Struktur im Englischen 

Eine Email ist in der Regel in mehrere Abschnitte unterteilt und folgt einem standardisierten Aufbau. Im folgenden erläutern wir die typischen Bestandteile einer E-Mail auf Englisch, sowohl für den privaten, wie auch den professionellen Kontext:

Betreffzeile

Die Betreffzeile einer E-Mail auf Englisch sollte präzise und aussagekräftig sein, um das Interesse des Empfängers zu wecken, den Inhalt der Nachricht klar zu vermitteln und damit der Empfänger schnell erkennen kann, worum es in der E-Mail geht. 

Beispiele für den professionellen Kontext:

• Project status update – August 2023
• Invitation to the Team Meeting on 10 August

Beispiele für den privaten Kontext:

• Birthday Party on Saturday – You’re Invited!
• Weekend planning – suggestions for activities

Anrede / Begrüßung

Die Anrede in E-Mails auf Englisch sollte angemessen und höflich sein, je nach Beziehung zum Empfänger und dem Kontext der Nachricht. 

Bei beruflichen E-Mails ist es üblich, formellere Anreden zu verwenden, indem man den Namen und gegebenenfalls den Titel des Empfängers nennt. 

Im privaten Gebrauch kann die Anrede je nach Beziehung informeller sein, wobei man eher den Vornamen des Empfängers verwendet. (Es ist jedoch empfehlenswert, die Anrede an die Vertrautheit und den Kontext der Beziehung anzupassen.)

Beispiele für den professionellen Kontext:

• Dear Mr. Edwards,
• Hello Ms. Johnson,
• Good morning Dr. Eisenheim,

Beispiele für den privaten Kontext:

• Hi David,
• Dear Sarah,
• Hey Patrick,

Einleitung

Die Einleitung in E-Mails auf Englisch sollte höflich und zugleich präzise sein. 

In der Einleitung ist es wichtig, eine positive und freundliche Atmosphäre zu schaffen, bevor du im Anschluss direkt zum Hauptinhalt der E-Mail übergehst. 

Je nach Beziehung zum Empfänger kannst du die Einleitung anpassen, um den richtigen Ton zu treffen.

Beispiele für den professionellen Kontext:

• I hope this email finds you well.
• I trust this email reaches you in good health.
• I hope you had a great weekend.

Beispiele für den privaten Kontext:

• I hope you’re doing well.
• I hope everything is going smoothly for you.
• I hope you had a fantastic vacation.

Hauptteil

Der Hauptteil in E-Mails auf Englisch sollte vor allem klar strukturiert und genau formuliert sein. Die Hauptpunkte deiner Nachricht sollten eindeutig kommuniziert werden. 

Bei geschäftlichen E-Mails sollte dabei auf eine professionelle und sachliche Sprache geachtet werden, während du bei privaten E-Mails je nach Beziehung und Thema auch mit einer persönlichen Ausdrucksweise nicht viel falsch machen kannst. 

Beispiele für den professionellen Kontext:

• I am writing to inquire about the status of the project. Could you please provide an update on the current progress and any potential delays?
• We are pleased to inform you that your application has been approved. As a next step, please review the attached contract and let us know if you have any questions.

Beispiele für den privaten Kontext:

• I wanted to let you know that I will be visiting your city next week. It would be great to meet up and catch up after so long.
• Thank you for the lovely birthday gift. I truly appreciate your thoughtfulness and the effort you put into choosing it. 

Schluss mit Grußform

Der Schluss in E-Mails auf Englisch sollte ausgesprochen höflich und respektvoll sein und eine passende Grußformel enthalten, die je nach Beziehung und Kontext angemessen ist. 

Die Grußformel sollte den Namen des Absenders enthalten, um die E-Mail persönlicher zu gestalten. Im professionellen Kontext empfiehlt es sich in den meisten Fällen mit Vor- und Nachnamen abzuschließen, während es im privaten Umfeld üblich ist, sich mit dem Vornamen zu verabschieden.

Beispiele für den professionellen Kontext:

• Thank you for your attention to this matter. Looking forward to your prompt response.
  Best regards, Mike Smith
• If you require any further information, please don’t hesitate to reach out.
  Kind regards, Rosie Johnson

Beispiele für den privaten Kontext:

• Can’t wait to see you! Take care and see you soon.
  Warm regards, Peter
• Thanks again for your help. Let’s catch up soon over coffee!
  Best wishes, Maria

Fazit

Die Formalitäten und Gepflogenheiten von E-Mails auf Englisch sind grundsätzlich den allgemein bekannten für Briefe und E-Mails im deutschsprachigen Raum recht ähnlich. Einige unterscheiden sich in der Ausdrucksweise aber dann doch. 

Wir hoffen, wir konnten dir mit diesem Artikel bereits eine gute Übersicht zum Thema vermitteln.Wenn Du Dich beim Schreiben von E-Mails auf Englisch noch unsicher fühlst oder ganz allgemein Dein Englisch verbessern möchtest, dann empfehlen wir Dir, bei italki nach einem professionellen Englischlehrer zu suchen, der genau zu Deinen Bedürfnissen und zu Deinem Budget passt.