una lettera di ringraziamento per il l'invito e una risposta negativa

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Gent.ma (Gentilissima) Sig.ra (Signora) X / Egr. Sig. (Egregio Signor) Y
La Rringraziamo per il cortese invito alla conferenza che avrà luogo in (+ street) /a (+ city) (indirizzo,)alle ore XXX del X giorno X mese. Aspettavamo da tempo avevamo aspettato questa conferenza con speranza, anche conosciamo e sappiamo che vi siete preparate ("vi siete preparate" refers to women only; "vi siete preparati" to a group with at least one man; if you are talking to one person, "(Lei) si è preparato" for a man or "si è preparata" for a woman) per questa conferenza per quanto tempo a lungo.Crediamo che (porterete a buon termine) la conferenza avrà successo.

Siamo tuttavia Sspiacenti di non potere poter partecipare per (a) causa (di) precedenti impegni per lo stesso giorno.

Cordiali saluti, / Distinti saluti,
Anna Deng e Roberto Wang

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Questo è il tuo testo corretto. Adesso ti mostro come lo scriverei io:

Gentili Signori,

Vi ringraziamo per il cortese invito alla conferenza prevista per le ore 18:00 del 20 giugno p.v. (prossimo venturo) a (Roma / Milano / Venezia) / in (via / piazza X).

Aspettavamo da molto questo evento, che sappiamo essere stato organizzato col massimo impegno da parte vostra.

Siamo spiacenti di dover declinare l'invito a causa di precedenti impegni per lo stesso giorno.

Confidiamo tuttavia che la conferenza riscuoterà un grande successo.

Distinti saluti,

Anna Deng e Roberto Wang

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Spero di averti aiutata. Se hai domande o dubbi, scrivimi.