Hola! Para mi gusto la haría así:
Señores del Hotel ...
Ante todo un cordial saludo.
Por medio de la presente comunicación le informo que yo, Vadim, junto con mi mujer, planeamos reserva una habitación en su hotel los días .....del mes de julio del presente año. Ahora bien, solicito sus buenos oficios y me informe a la mayor brevedad posible, las reglas de la hora de llegada para poder hospedarse en dicho hotel; pues, no sabemos la hora de arribo del avión. Lo anterior, es a los efectos de no causar molestias y pasar malos ratos a la hora que lleguemos para hospedarnos.
De antemano agradezco su información y esperando su pronta respuesta,
Atentamente,
Vadim...