¿Cómo escribir un email en inglés? [Con ejemplos]

Uno de los retos más importantes a los que se enfrenta mucha gente que tiene que comunicarse en inglés en su trabajo es saber escribir un mail en inglés. 

En este artículo, te ofrecemos algunos consejos básicos para saber cómo escribir un email en inglés. 

¿Empezamos?

Consejos y pautas para escribir un email en inglés

Una gran mayoría de las comunicaciones en inglés en el ámbito empresarial es a través del correo electrónico.  Por eso, saber escribir un email en inglés juega un papel muy importante en la actualidad.

Al igual que cuando escribimos una carta formal, debemos ser cuidadosos con el tono y las expresiones que utilizamos, ya que en inglés, el envío de un mail también requiere de ciertas formalidades y pautas que debemos seguir para que sea efectivo.  

Puedes aprender esta habilidad de la mano de los mejores profesores nativos de inglés de italki.

Veamos algunos consejos que debes tener en cuenta a la hora de escribir un email en inglés:

Adapta el mensaje al destinatario

Cuando se escribe un email en inglés, es fundamental adaptar el tono y el vocabulario al destinatario, ya que dependiendo de si conoces a la persona a la que diriges el mail o no, el tono y el vocabulario será más o menos formal, como más adelante explicaremos en otro apartado.

Utiliza un lenguaje sencillo 

A los ingleses, en general, les gustan los mensajes cortos, sencillos y claros. Así evitarás que el mensaje se pueda malinterpretar o sacar de contexto. 

Cuida la línea de asunto

Esta parte del mail es muy importante. Debe ser corto, directo y resumir la idea principal del mensaje. Utiliza palabras clave como:  “Request” (Solicitud), “Request for Information” (Petición de información), “Application” (Solicitud), “Meeting” (Reunión), “Payment reminder” (Recordatorio de pago). 

Utiliza programas de corrección de textos

Al igual que haces cuando escribes un email en tu lengua materna para asegurarte de que no hay errores en tu mensaje antes de enviarlo, utiliza un software de corrección cuando tengas que escribir un email en inglés. 

Estructura y partes de un email en inglés

Para conocer cómo escribir un email en inglés, vamos a ver cómo estructurarlo correctamente, así como cuáles son los aspectos que se deben incluir:

1. Destinatario: Es la persona a la que diriges el correo electrónico. 

2. Asunto: Es una parte muy importante del correo electrónico, ya que es lo primero que ve la persona que recibe tu mail. Debes ser conciso y directo.

3. Saludos: Dependiendo de la cercanía con el destinatario, será más o menos formal: “Dear Mr. Rodriguez” o “Hello Karen”.

4. Contenido del email: En esta parte del email debes indicar cuál es el motivo por el que escribes el mail. En el apartado siguiente, te daremos algunas pautas sobre lo que debes tener en cuenta sobre una de las partes de un email en inglés más importantes. 

5. Despedida: Hay muchas formas de despedirse en un email dependiendo, al igual que el saludo, de la formalidad del email. Aquí te dejamos algunas formas de cerrar tu email: 

• “Yours faithfully” (formal, cuando no conocemos al destinatario)  
• “best regards” o “best wishes” (informal).

6. Firma: Es la última parte del mail, tiene que aparecer tu nombre, puedes especificar tu número de teléfono o tu posición, si es un email corporativo.

Cómo escribir un email formal en inglés

Hemos comentado que una de las partes fundamentales a la hora de escribir un email en inglés es el saludo. 

Te mostramos algunos de los saludos formales, así como sus reglas de uso más comunes:

Cuando conoces al destinatario, puedes saludar con:

• Hombres: Dear Mr. Rodriguez
• Mujeres casadas: Dear Mrs. Rodriguez
• Mujeres que no sabes su estado civil: Dear Ms. Rodriguez

Cuando no conoces al destinatario debes saludar con saludos menos personales. Estos saludos se utilizan, sobre todo, en cartas de reclamación o para pedir información: “Dear Sir/Madam” o “To whom it may concern”.

Por otro lado, en relación al contenido o cuerpo del email, en general, al escribir un email formal en inglés debes tener en cuenta las siguientes reglas:

• Utiliza el presente continuo (“I’m writing to you”… y no “I write to you”…).
  
• No tiene que ser muy extenso pero si tiene que quedar claro el motivo del mail.
  
• (“I´m writing in connection with”… Le escribo en relación a…, “I´m emailing in reference to”… Le envío este correo en referencia a…).
  
• Si estamos respondiendo a un email anterior, comenzaremos haciendo referencia al mismo (“Thank you for your email”… Gracias por su email…, “In reference to your email”… En referencia a su email…).
  
• Utiliza frases cortas y directas.
  
• No escribas todo el texto con mayúsculas.
  
• No utilices emoticonos.
  
• En los emails muy formales, es recomendable no utilizar contracciones.
  
• Ten en cuenta los conectores para unir las frases ordenadamente: “First of all”  (antes que nada), “However”  (sin embargo), “Because of ” (debido a), “Therefore”  (por lo tanto), “Moreover” (además), “Otherwise” (de otro modo), etc… 

Cómo empezar un email en inglés informal

Una vez hemos compartido contigo las claves para escribir un email formal en inglés, vamos a ver algunos consejos para escribir un email informal en inglés.  

En cuanto al saludo, podemos encontrar las primeras diferencias y aunque empezar un mail informal diciendo “Dear Mary” es una opción correcta, sigue siendo demasiado formal.

Un simple “Hello”, “Hi” o “Hey” es más apropiado como saludo en un email informal. Además, podemos acompañarlo de algún comentario coloquial como “how are you?”, “how are you doing?”  o “how’s everything?”.

En este tipo de emails, es muy frecuente encontrar algunas de las siguientes expresiones: 

• “I hope you’re well”  (Espero que estés bien)
• “Thanks for your email” (Gracias por tu correo)
• “I hope this email finds you well” (Espero que estés bien)
• It’s good to hear from you” (En un placer saber de ti)
• “Thank you for your call this morning” (Gracias por tu llamada esta mañana)

¡Recuerda que estás escribiendo a “your friend” ! 

Puedes utilizar las exclamaciones para expresar emoción, igual que hacemos en español. También puedes usar los emojis 😉 si te apetece. 

Ejemplos de cómo escribir un email en inglés

Aquí te dejamos algunos ejemplos de emails en inglés para que te sirvan de ayuda. Podrás comprobar las diferencias entre un estilo y otro: 

Carta de presentación para una oferta de trabajo 

Dear Mr./ Miss. / Mrs.

I am a professional with a wide experience in foreign languages. I am writing to let you know I am very interested in working at your High school as an English teacher. I have more than 10 years experience in the field and now, I want to join a school such as yours, with a program that fits my mindset and background.

I would like to thank you in advance for considering my profile for this job. May I suggest we arrange a meeting to explain further details you would like to know about my experience and career.

Please find my C.V attached.

Yours faithfully,

Name

En la oficina

Dear colleague,

Thank you for your help with the project. Please find attached the documents you have asked for.

Should you have any questions, please let me know,

Regards,

Name

A un amigo 

Dear Mary, 

I hope you are fine!. Thank you for the pictures you have sent me in your previous mail. They are beautiful and bring me some good memories. I´m writing you because I´m planning to visit Barcelona next week and it would be great if you can manage to have a dinner together.

Is that ok for you? 

Looking forward for your reply!

Best,

Name

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