Comment écrire un mail en anglais

Répondre à un client qui ne parle pas français, envoyer votre lettre de motivation ou votre CV en anglais, décrocher un entretien d’embauche… L’email est aujourd’hui le moyen de communication le plus répandu dans le monde international des affaires. Savoir rédiger un mail en anglais peut donc s’avérer très utile. Mais pas question de l’écrire à la légère.

Comment saluer son destinataire ? Quelle formule de politesse employer ? Quel ton adopter ? L’email en anglais répond à des codes bien précis et peut vite devenir un exercice périlleux si l’on n’en connaît pas les règles. Pour éviter les maladresses et garder son professionnalisme aussi à l’écrit, voici nos meilleurs conseils pour rédiger un mail en anglais comme de vrais anglophones.

Privilégiez un style concis

Attention à ne pas traduire littéralement votre mail depuis le français. Contrairement au français où nous avons souvent recours à des phrases longues, en anglais vous devrez privilégier des phrases courtes et une structure simple. Pour améliorer la visibilité, pensez donc à bien structurer votre mail en suivant la règle suivante : une idée par paragraphe. N’hésitez pas à recourir à des mots de liaison tels que « To begin with / First… », « Next… » et « Finally ».

Choisissez un objet de mail court et précis

Rentrons à présent dans le vif du sujet. Tout d’abord, il vous faudra définir l’objet de votre mail en anglais ou subject. Comme en français, un objet de mail en anglais doit être court et concis, en bref allez droit au but. Il s’agit ici d’attirer l’attention de votre destinataire, choisissez donc avec une grande attention les deux ou trois mots qui résument le contenu de votre message.

En voici quelques exemples :
Delivery delay
Request for more information
Graphic designer position
New product catalogue

Les salutations : comment s’adresser à son interlocuteur ?

La salutation est la première ligne officielle de votre mail. Si vous connaissez le nom de votre destinataire, adressez-vous directement à lui par son nom. Sachez aussi que vous devrez mettre une majuscule à la première lettre de chaque mot. Voici la manière la plus courante de s’adresser à quelqu’un dans un mail en anglais :
Hello [prénom],
Hi [prénom],

« Hi » ou « hello » vous semble un peu trop familier ? Sachez que ces salutations sont couramment utilisées dans un contexte formel et/ou professionnel. Toutefois, si cette familiarité vous semble inappropriée dans le cadre de votre mail, si vous ne connaissez pas bien votre interlocuteur par exemple, d’autres options s’offrent à vous. Vous pouvez ainsi saluer votre interlocuteur par son nom, et non par son prénom. De plus, « Dear » au lieu de « hello » ajoute un degré de formalité à votre salutation :
Hello Ms. Smith,
Dear Mr. Patterson,

Attention : nous vous recommandons de ne pas utiliser “Mrs.” pour vous adresser à une femme si vous ne connaissez pas son statut marital. Employez à la place “Ms.” qui évite toute ambiguïté.

Il peut aussi arriver que vous ne connaissiez pas le nom du destinataire, dans ce cas voici d’autres options de salutations :
Greetings,
Hello there,
Dear Hiring Manager,
Dear [Nom de l’entreprise] Team,
Dear Recruiting Director,

Soignez la phrase d’accroche

Faites preuve de politesse en commençant votre email par une phrase d’accroche, un peu de small talk par écrit pour briser la glace. Vous créez ainsi un lien de confiance et montrez que vous souhaitez partir sur de bonnes bases. L’une des phrases les plus classiques sera « I hope you are doing well » ou encore « I hope you had a good weekend », si vous écrivez votre mail en début de semaine.

Le mieux étant de personnaliser cette phrase un peu plus si vous le pouvez, par exemple en écrivant :
I hope you had a smooth trip back from Paris.
I hope things in New York are going well.

Comment bien rédiger le corps d’un mail en anglais ?

Vient ensuite le mail à proprement parler, l’intention derrière votre courrier électronique. Commencez par une phrase qui indique précisément l’objet de votre mail ou replacez votre mail dans le contexte pour que votre destinataire sache immédiatement à qui il a à faire (si cela s’avère pertinent). Vous pouvez par exemple utiliser l’une des formulations suivantes :

pour faire référence à quelqu’un ou à un contexte particulier : I am writing in reference to / with regard to / on behalf of…
pour faire référence à de précédents échanges : Further to your last email / Following our conversation
pour obtenir des informations : I would like to enquire about…
pour délivrer une information (positive ou négative): I am writing to let you know / to inform you that….
si vous souhaitez demander quelque chose à votre destinataire : I would be grateful if you could… / Could you please…? / Let me know what you think about …

Avant de conclure, n’oubliez pas de remercier votre destinataire

Si vous avez formulé une requête dans votre mail, pensez à remercier votre destinataire ou faites-lui savoir que vous êtes disponible pour répondre à ses questions et échanger sur le sujet. Voici quelques exemples de formulations courantes dans le cadre d’un mail professionnel :

If you need any further information, feel free to contact me.
Thank you in advance…
I look forward to hearing from you soon
Thank you for your prompt reply

Une dernière formule de politesse pour la route

Terminez votre email en insérant une formule de politesse. Celle-ci dépendra du degré de familiarité que vous voudrez adopter. Le fameux « cordialement » que l’on retrouve en français se traduira donc de différentes manières : « Best/kind regards, » (formel) ou encore « Sincerely » ou simplement « Regards / Best, » (à utiliser avec une personne que vous connaissez bien).

Si vous souhaitez approfondir votre connaissance de l’anglais des affaires ou améliorer votre anglais professionnel, vous trouverez sur italki près d’un millier de professeurs d’anglais spécialisés dans l’anglais des affaires.