Votre réunion d’affaire en anglais approche et vous souhaitez vous préparer du mieux possible? Pour cela, rien de mieux que de suivre les différents conseils que nous avons réunis pour vous au sein de cet article.
Étapes de l’organisation d’une réunion en anglais
Avant de passer au vocabulaire et expressions utiles pour préparer votre réunion de travail en anglais, passons en revue les différentes étapes de l’organisation.
Avant la réunion
Voici trois étapes à suivre avant la réunion.
- Fixer une date
Il est important de choisir une date et une heure qui conviennent à la plupart des participants. Il peut être utile d’utiliser un outil de planification en ligne pour faciliter cette étape.
-> “Set a date and time for the meeting” : Fixer une date et une heure pour la réunion.
- Envoyer des invitations
Une fois que la date et l’heure sont définies, vous devez envoyer des invitations formelles aux participants. Vous pouvez utiliser des plates-formes de messagerie électronique, des outils de gestion de calendrier ou des logiciels de réunion en ligne pour envoyer les invitations.
-> “Send out invitations or meeting requests to the participants” : Envoyer des invitations ou des demandes de réunion aux participants.
- Préparer un ordre du jour
L’ordre du jour est une liste détaillée des sujets à aborder pendant la réunion. Il est important de le préparer à l’avance et de l’envoyer aux participants afin qu’ils puissent se préparer et savoir à quoi s’attendre.
-> “Prepare an agenda and distribute it to the attendees” : Préparer un ordre du jour et le distribuer aux participants.
Comment commencer une réunion en anglais
- Entamer la conversation
Pour cela, rien de mieux que de tout simplement dire bonjour. C’est une salutation courante pour commencer une réunion. Cela crée une atmosphère amicale et accueillante.
-> “Good morning/afternoon/evening, everyone” : Bonjour/bonsoir à tous.
- Remercier de la présence
Cela montrera votre gratitude pour la présence des participants, montrant ainsi votre appréciation de leur engagement.
-> “Thank you for coming today” : Merci d’être présents aujourd’hui.
- Entamer la réunion
Cela indique que vous êtes prêt à démarrer la réunion et à passer aux points à l’ordre du jour.
-> “Let’s get started” : Commençons.
Annoncer les objectifs et rappeler le contexte
- Clarifier les objectifs
Il est important de clarifier dès le début les objectifs de la réunion, afin que tous les participants sachent ce qui est attendu d’eux et puissent se concentrer sur les sujets pertinents.
-> L’objectif de cette réunion est de discuter de la nouvelle stratégie de marketing : “The purpose of this meeting is to discuss the new marketing strategy.”
- Expliquer le contexte
En expliquant le contexte et en annonçant les sujets qui seront abordés, vous aidez les participants à se concentrer et à comprendre l’importance de leur contribution.
-> “Je souhaite faire un point sur l’avancement du projet et recueillir vos opinions.” : “I would like to provide an update on the project status and gather your input.”
Répondre à toutes les questions
- Poser des questions
Il est essentiel de donner aux participants l’occasion de poser des questions ou de soulever des préoccupations avant de passer aux discussions plus détaillées.
Cela favorise la transparence et la participation active de tous.
-> Y a-t-il des questions ou des préoccupations avant de poursuivre ? : “Are there any questions or concerns before we proceed?”
- Exprimer les doutes
Cette déclaration encourage les participants à exprimer leurs doutes ou leurs interrogations, en créant un environnement propice à l’échange d’informations et à la résolution de problèmes.
-> N’hésitez pas à poser toutes les questions que vous avez : “Please feel free to ask any questions you may have.”
Quelques conclusions
- Faire un bilan
Faire un résumé des discussions et des décisions prises pendant la réunion permet de s’assurer que tout le monde est sur la même page et de clarifier les prochaines actions à entreprendre.
-> En résumé, nous avons discuté des principaux problèmes et convenu des prochaines étapes : “In summary, we have discussed the main issues and agreed on the next steps. “
- Remercier
Exprimer votre gratitude envers les participants montre que vous appréciez leur participation et que vous reconnaissez la valeur de leurs contributions à la réunion.
-> Merci à tous pour vos précieuses contributions : “Thank you all for your valuable input.”
- Clôturer
Pour clôturer la réunion, une manière formelle est souvent recommandée.
-> La réunion est levée: “The meeting is adjourned.”
Il est important de noter que ces étapes peuvent varier en fonction de la nature de la réunion et de ses objectifs spécifiques. L’organisation d’une réunion efficace implique également d’autres éléments tels que la gestion du temps, la participation active, l’écoute attentive, et la prise de notes pour documenter les décisions prises.
En suivant ces étapes et en créant un environnement de réunion structuré et inclusif, vous pouvez faciliter la communication et la collaboration entre les participants, favorisant ainsi des résultats fructueux lors de vos réunions.
Vocabulaire utile pour une réunion de travail en anglais
Maintenant que la structure même d’une réunion de travail en anglais n’a plus de secret pour vous, voici une liste de vocabulaire qui pourra vous aider à converser de manière fluide.
- Ordre du jour : Agenda
- Participant : Attendee/participant
- Président de séance : Chairperson
- Compte rendu : Minutes
- Actions à entreprendre : Action items
- Proposition : Proposal
- Point de discussion : Discussion point
- Décision : Decision
- Accord : Agreement
- Objection : Objection
- Suivi : Follow-up
- Date limite : Deadline
- Point d’avancement : Progress update
- Retour d’information : Feedback
- Remue-méninges : Brainstorming
- Présentation : Presentation
- Questions et réponses : Q&A – Question and Answer
- Soulever une préoccupation : Raise a concern
- Conclusion : Wrap-up
- Lever la séance : Adjourn
👉 Petit bonus : Saviez-vous que l’anglais fait partie des 10 langues les plus faciles à apprendre au monde? Cela pourra vous aider à apprendre les expressions utiles qui suivent.
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Expressions utiles pour les différents étapes de la réunion
Comme vous avez pu vous en rendre compte, une réunion se structure selon différentes étapes que nous vous conseillons de suivre.
N’hésitez pas à vous référer aux expressions suivantes classées selon les étapes de la réunion.
- Pour commencer
- Nous sommes ici aujourd’hui pour…: “We’re here today to…”
- Notre objectif aujourd’hui est… :“Our goal / aim today is …”
- Lisons les compte rendu de notre dernière réunion…: “Let’s read the minutes from our last meeting…”
- Encore une fois, je tiens à vous remercier tous d’être présents. Maintenant, passons aux choses sérieuses, n’est-ce pas ? :“Once again, I’d like to thank you all for coming. Now, shall we get down to business?”
- Assigner les rôles
- (Nom de la personne) dirigera le point numéro… : “(Name) will lead point number…”
- (Nom) a gentiment accepté de prendre des notes aujourd’hui. :“(Name) has kindly accepted to take notes today.”
- Phase de transition
- Passons maintenant à… : “Let’s move on to…”
- Le prochain point à l’ordre du jour est…: “The next item on the agenda is…”
- Annoncer un résumé
- En résumé, Pour conclure… : “To sum up, To wrap up…”
- Remercier pour la participation
- Merci à tous d’être présents ! : “Thank you all for attending!”
Comment améliorer mon anglais pour le monde du travail ?
Dans le but de compléter les informations précédemment abordées, voici trois conseils pour vous aider à améliorer votre anglais.
- Pratiquez régulièrement la communication orale en anglais
La maîtrise de l’anglais oral est essentielle dans le monde du travail. Essayez de trouver des occasions de parler anglais, que ce soit lors de réunions, de présentations ou même de conversations informelles avec des collègues anglophones.
- Renforcez votre vocabulaire professionnel
Élargissez votre vocabulaire lié à votre domaine d’activité et aux situations professionnelles courantes. 👉 Pour cela, n’hésitez pas à découvrir notre article sur le vocabulaire anglais du monde du travail.
- Etudiez avec un professeur en ligne
Pratiquer l’anglais du monde du travail avec un professeur d’anglais en ligne, vous permettra de travailler l’ensemble des facettes de la langue anglais ( prononciation, accent, lecture).
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