昨今のビジネスシーンでは、海外の取引先との交渉や海外支局への業務連絡など、英語でのやりとりの機会は多く見られます。
しかしメール上とはいえ、英語でのコミュニケーションに不安を覚える方も少なくないのではないでしょうか。文化の違いもあるため、英語のビジネスメールは普段書いている日本語のメールとは、構成や意識すべきポイントも違ってきます。
そこで本記事では、米国の大学で国際経済を4年間学んだ筆者が、英語のビジネスメールの書き方のポイントを書き出しから結びまで、今すぐ使える具体的な例文も含めて紹介します。
英語のビジネスメールの基本構成
日本語のビジネスメールに構成型や定形文が存在するように、英語のビジネスメールにも基本的な構成の枠組みがあります。
毎回悩まずスムーズに書き始められるよう、英語のビジネスメールの基本構成をまず理解しましょう。
基本構成①：件名
英語のビジネスメールの件名で大切なポイントは以下の3点です。
- 件名を見てすぐに用件が分かるように「具体的」で「明確」に書く。
- 不必要な単語をできるだけ排除して「端的」に書く。
- 最も重要な単語を件名の「頭」に持ってくる。
メールの受信者がまず目にする情報は送信者のメールアドレスと件名です。
ですのでメールの件名は、そのメールが何のために受信者に送られてきたのか一目で分かるように書く必要があります。
- 問い合わせのメール
Inquiring about XXX
（XXXについての問い合わせ） - 依頼のメール
Request for XXX
（XXXのお願い） - 情報提供のメール
Information regarding XXX
（XXXに関するお知らせ） - 確認のメール
Confirmation for XXX
（XXXについての確認）
基本構成②：宛名
英語のビジネスメールの本文は、必ず宛名を一番初めに書きましょう。
宛名の書き方は複数あり、その人との関係性や距離感によって異なります。相手の名前がわからない場合の書き方もあるので、その都度最も適した形式で書くようにしましょう。
- Dear Mr. / Ms. <ラストネーム>,
これが最もよく使われるフォーマルな宛名の書き方です。
はじめての相手や目上の人へ送るメールではこの宛名の書き方を使いましょう。
※ビジネスメールでは、相手の女性が既婚でも未婚でも「Mrs.（ミセス）」や「Miss.（ミス）」と書き分けず、「Ms.（ミズ）」を使うようにしましょう。 - Dear Sir,
相手が男性で、名前を知らない場合。 - Dear Madam,
相手が女性で、名前を知らない場合。 - To whom it may concern,
担当者や担当部署がわからない場合。日本語で言う「ご担当者様」。 - Dear Colleagues,
会社内の同僚複数人に一斉送信をする場合。
基本構成③：書き出し、自己紹介
宛名を書いたら、本文です。
まずは一文程度の軽い挨拶などから書き始めると良いでしょう。
はじめてメールを送る相手に対しては、その後に簡単な自己紹介や会社についての簡単な紹介を続けます。
ここで注意したいのは、自己紹介や会社の説明はなるべく簡潔に済ませることです。肝心の用件を伝える前にあまり長い導入部分があると、ダラダラとした印象のメールになってしまいます。
基本構成④：用件
そして、ビジネスメールにおいて最も重要なパートである「用件」を書きます。
こちらもポイントは簡潔に書くことです。英語でのビジネスコミュニケーションはできるだけ「短く・わかりやすく」表現することを意識しましょう。
用件のパートで非常によく使える書き出しは以下です。
- I am writing to…
… の件でご連絡いたしました。
用件を書く際は、まず一文目でなぜ自分がこのメールを送っているのかを相手に伝え、その後に詳細な内容を続けます。
英語でビジネスメールを書く際は、事の発端や背景は後回しにして、本題にすぐに入ることを意識しましょう。
基本構成⑤：結び
用件を述べ終わったら、最後に結びの言葉でメールを締めます。
ここでポイントとなるのは、相手にとって欲しい具体的なアクションをこの結びのパートに含める事です。丁寧な口調を保ちつつも、遠回しな表現は避けるようにしましょう。
例えば：
- Please respond us by MM/DD. It would be very much appreciated.
（何月何日）までに返信をいただけると幸いです。 - Please let us know if you have any questions /other suggestions.
ご質問や提案があればお申し付けください。
基本構成⑥：結語
日本語の「敬具」や「かしこ」のような、自分の名前の前に入れる結語が英語でもいくつか存在します。
Sincerely や Regards などが最もよく使われる結語です。
宛名の時と同じように、相手との関係性や距離感によって使い分けるようにしましょう。
基本構成⑦：差出人の名前
そして一番最後に会社名・連絡先なども含めた差出人の名前を書きます。
連絡先としてはメールアドレスや電話番号、会社の住所などを書いておくと良いでしょう。
英語のビジネスメールの例文
英語のビジネスメールの基本構成を理解したところで、具体的に実際に使える例文を紹介していきます。
例文①：書き出し
本文の書き出しは一文程度の軽い挨拶から入りましょう。
- I hope you are well.
お元気にお過ごしでしょうか。 - It was a pleasure meeting you last week.
先週はお会いできて光栄でした。 - This is my first time sending you an email.
はじめてメールを差し上げます。
例文②：自己紹介
そしてはじめて連絡する相手に対しては、自己紹介や簡単な会社の紹介を続けます。
- My name is from , in charge of .
（会社）で（部署/役職）を担当しております、（名前）と申します。 - is one of the leading companies in field in Japan.
（会社）は日本の（業界）界でもトップランクの会社です。 - We are producing/serving for .
私たちは（顧客）に向けた（商品/サービス）を提供しています。
例文③：用件｜依頼
アポイントを取る：
- I am writing to schedule the date of our meeting of XXX. Does MM/DD work for you?
この度はXXXに関するミーティングの日程を設定したく連絡いたしました。○月○日にお時間をいただくことは可能でしょうか。
催促する：
- I am sending you a quick reminder that your payment of XXX dollars is due on Monday next week.
XXXドルのお支払いの期日が来週の月曜に迫っていることをお伝えしたく連絡差し上げました。 - I am writing to remind you that I still have not yet received my order #11111. Could you please check the record and inform me of the shipment status?
注文番号#11111の商品がまだ届いていないため連絡差し上げました。発送状況をご確認の上ご連絡いただきますようお願い申し上げます。
例文④：用件｜問い合わせ
- I am writing to inquire about your product.
貴社の製品についてお伺いしたく連絡差し上げました。 - I am writing with regard to confirming the delivery time.
納期について確認したく連絡差し上げました。
例文⑤：用件｜返信
そのメールの以前にやりとりをしていた場合の返信の仕方、そして相手からの問い合わせに答えるメールを送る場合も見ていきましょう。
お問い合わせいただきありがとうございます
- Thank you for your inquiry.
お問い合わせいただきありがとうございます。 - Thank you for contacting us.
ご連絡をいただきましてありがとうございます。
例文⑥：用件｜お礼
相手にお礼を伝える際のメールで使える例文を紹介します。
- Thank you very much for purchasing our products.
製品をご購入いただきありがとうございました。 - Thank you very much for making time for the meeting.
ミーティングのためにお時間をいただきありがとうございました。
例文⑦：謝罪
次に、謝罪をしなくてはならない場合に使える例文を紹介します。
返事が遅れてすみません
- I am sorry for the delay in replying to you.
返事が遅れて申し訳ありません。
申し訳ないのですが
- I am sorry for this, but could you XXX?
申し訳ないのですが、（お願い）？
予定より遅れてしまい大変申し訳ございません
- I am extremely sorry for being behind schedule.
予定より遅れてしまい大変申し訳ございません。
ご迷惑をおかけして申し訳ございません
- I am sorry for the inconvenience.
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
例文⑧：結び
用件を書き終わったら、メールを結びの言葉で締めます。英語のビジネスメールで最も頻繁に用いられるものを紹介します。
良い休暇をお過ごしください
- I hope you will have a great vacation.
良い休暇をお過ごしください。
ご返信をお待ちしております
- I am looking forward to hearing from you.
ご返信をお待ちしております。
ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください
- Please do not hesitate to contact me if you have any questions.
ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください。
よろしくお願いします
- Thank you in advance.
よろしくお願いします。
例文⑨：結語
差出人の名前の直前に挿入する、日本語で「敬具」や「かしこ」に当たる表現をレベル別に紹介します。
フォーマル：
- Yours sincerely,
- Sincerely yours,
ややフォーマル
- Best regards,
- Kind regards,
ややカジュアル（既存の顧客など）
- Thank you,
- Best,
- Regards,
英語のビジネスメール3つのポイント
英語のビジネスメールで最も意識するべきことは、相手に自分の用件を「端的」かつ「分かりやすく」伝えることです。
以下の3つのポイントを押さえて、英語話者に好まれるビジネスメールを書けるようになりましょう。
ポイント①：結論から伝える
結論を先に述べて、後から詳細な情報や説明を加えるのが英語でのコミュニケーションの鉄板です。
相手にまず、自分が今から何について話すのか、相手にどのようなアクションをとって欲しいのか先に示すことで円滑なコミュニケーションが取れるようになります。
ポイント②：丁寧な言い回しをする
英語でのビジネスコミュニケーションにおいて遠回しな表現は避けるべきです。だからといって、あまりにも直接的な表現をして相手に不快な思いをさせるのは厳禁です。要点を簡潔に述べること踏まえた上で、できるだけ相手を尊重した丁寧な言い回しするように心がけましょう。
ポイント③：具体的な表現を使う
日本語は曖昧な表現を使いがちな言語ですが、英語では直接的かつ具体的な表現が好まれます。英語話者の多い欧米では、合理性を優先する傾向が強いです。そのため気を使った曖昧な表現は避け、自分の意思や相手に何をして欲しいのかをはっきりと伝えるようにしましょう。
まとめ
本記事では、英語のビジネスメールの書き方を例文とともに解説しました。
抑えるべきポイントは以下の3点です。
- ポイント① : 結論から伝えて、あとから補足。
- ポイント② : 丁寧な言い回しを心がける。
- ポイント③ : 具体的な表現を用いて、自分の意思をはっきりと伝える。
英語のビジネスメールには基本的な構造があり、テンプレも存在します。本記事で紹介したメールの構成や例文を参考にして、より自然な英語のビジネスメールを書いてみてください。
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